Una pyme puede sobrevivir a que se rompa un ordenador, a que falle internet un día o a que se vaya un empleado. Lo que muchas no sobreviven es a perder sus datos: contabilidad, facturas, contratos, correo, el archivo de proyectos de diez años. Y no hace falta un incendio: basta un disco que muere, un portátil robado, un ransomware o alguien que borra una carpeta sin querer. Esta guía explica cómo montar unas copias de seguridad que de verdad te saquen del apuro.
Por qué los datos de tu empresa son irreemplazables
Un ordenador nuevo se compra en un día. Rehacer la contabilidad de tres ejercicios, recuperar los contratos firmados o volver a pedir a cada cliente los documentos que te envió es, en la práctica, imposible. Además, la legislación (protección de datos, facturación) obliga a conservar información durante años, y perderla tiene consecuencias legales, no solo operativas.
La pregunta correcta no es «¿tengo copia?», sino: si mañana a las 9 desaparece todo, ¿cuánto tardo en volver a trabajar y cuánto trabajo pierdo? Esas dos cifras (tiempo de recuperación y datos perdidos) son las que una buena estrategia de backup tiene que responder.
Qué hay que incluir en la copia
Lo primero que descubrimos al revisar copias en empresas es que faltan cosas. Un inventario mínimo:
- Documentos de trabajo: carpetas compartidas, escritorios y «Mis documentos» de cada puesto (sí, siempre hay alguien que guarda en el escritorio).
- Programas de gestión: la base de datos del programa de contabilidad, facturación, ERP o CRM. Normalmente no está donde los documentos y necesita una copia específica.
- Correo electrónico: los buzones, tanto si están en el servidor como si están en archivos PST de Outlook.
- Configuraciones: del servidor, del router/firewall, de la centralita, certificados digitales.
- La web y su base de datos, si la tienes en un hosting.
La regla 3-2-1: el estándar que funciona
Tres copias de cada dato, en dos soportes distintos, con al menos una fuera de la oficina:
- El original en el servidor o los equipos.
- Una copia local en un NAS o disco de red: rápida de restaurar cuando alguien borra algo.
- Una copia fuera (nube o disco que se lleva alguien a casa): la que te salva en caso de robo, incendio o ransomware que cifra también el NAS.
La versión actual de la regla añade un «1» más: una copia inmutable o desconectada, que nadie —ni un atacante con las contraseñas— pueda borrar ni modificar. Las copias en nube con bloqueo de versiones cumplen este punto.
Local, nube o las dos
Copia local (NAS)
Ventajas: restauración en minutos, sin depender de internet, coste único. Inconveniente: está en el mismo sitio que los datos originales. Si entra un ransomware por la red, suele cifrar también el NAS si está accesible como una carpeta más.
Copia en la nube
Ventajas: fuera de la oficina por definición, versiones históricas, automática. Inconvenientes: la restauración completa de varios cientos de gigabytes puede tardar horas con una conexión normal, y tiene coste mensual.
La combinación que recomendamos
NAS local para la restauración diaria + nube cifrada para el desastre. En empresas de Almendralejo y Extremadura es la configuración que más montamos, y la mensualidad de la nube suele ser inferior a lo que cuesta una sola hora de técnico.
Ransomware: la copia es la única defensa real
Los antivirus ayudan, pero cuando un ransomware entra (normalmente por un correo o una contraseña de escritorio remoto débil), lo único que decide si pagas o no es si tienes una copia que el atacante no haya podido tocar. Por eso la copia debe cumplir tres condiciones: no accesible como carpeta de red desde los puestos, con versiones anteriores (para volver al día previo al ataque) y con credenciales distintas a las del dominio. Tenemos una guía completa sobre ransomware en pymes.
Frecuencia y retención
- Diaria como mínimo, de noche, para los datos de trabajo. En empresas con mucha actividad, cada pocas horas.
- Retención: no basta con «la copia de ayer». Un archivo corrupto o cifrado se copia tal cual. Conserva diarias de 2–4 semanas, semanales de varios meses y mensuales de uno o dos años.
- Antes de cambios grandes (migraciones, actualizaciones de programas de gestión), una copia manual extra.
Verifica que la copia funciona (esto es lo que casi nadie hace)
Hemos visto demasiadas empresas con una copia «configurada hace años» que llevaba meses fallando en silencio, o que guardaba la carpeta equivocada. Un backup no verificado no es un backup. Tres hábitos:
- Avisos por correo cada vez que una copia falla, dirigidos a alguien que los lea.
- Restauración de prueba al menos una vez al trimestre: elige un archivo al azar y recupéralo. Que sea rutina.
- Simulacro anual: restaurar un equipo o el programa de gestión completo en un equipo limpio y cronometrarlo. Así sabes el tiempo real de recuperación.
Automatiza y olvídate (pero no del todo)
Las copias que dependen de que alguien se acuerde de conectar un disco los viernes fallan en cuanto esa persona está de vacaciones. Todo debe ser automático y programado. Lo que sí necesita una persona es la revisión periódica de los avisos y las pruebas de restauración. En nuestro plan de mantenimiento esa revisión forma parte de la rutina mensual: es lo que de verdad protege los datos de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Google Drive, OneDrive o Dropbox son una copia de seguridad?
Solo a medias. Sincronizan: si borras o cifras un archivo, se borra o cifra en la nube también. Tienen papelera y versiones durante un tiempo limitado, lo que ayuda en borrados accidentales, pero no sustituyen una copia independiente con retención larga.
¿Cuánto cuesta montar copias de seguridad en una pyme?
Un NAS de dos discos para una oficina pequeña, la configuración y la primera prueba de restauración suelen caber en una jornada de trabajo. La nube para la copia externa se paga por espacio ocupado y en la mayoría de pymes es una cantidad modesta al mes. Pide un presupuesto con el volumen de datos que manejas y te damos una cifra exacta.
¿Y los portátiles de la gente que teletrabaja?
Deben entrar en la copia igual que los equipos de la oficina: con un agente que copia a la nube cuando hay conexión, o trabajando directamente sobre el servidor a través de una VPN.
