El correo electrónico sigue siendo la herramienta de trabajo más importante de cualquier empresa, y también la que más incidencias genera cuando no está bien configurada: mensajes que no llegan, carpetas que no se sincronizan entre el móvil y el ordenador, avisos de «contraseña incorrecta» cada dos días… En esta guía explicamos cómo configurar el correo de empresa correctamente, en orden, y qué revisar cuando algo falla.

¿Por qué no usar Gmail o Hotmail para tu empresa?

Una dirección tuempresa@gmail.com funciona, pero transmite exactamente lo contrario de lo que quieres transmitir. Un correo con tu dominio (nombre@tuempresa.es) da confianza, aparece en facturas y presupuestos sin desentonar y, sobre todo, es tuyo: si un empleado se va, la cuenta se queda en la empresa. Además, con dominio propio puedes crear cuentas genéricas (info@, administracion@, pedidos@) que sobreviven a los cambios de personal.

Qué necesitas antes de empezar

  1. Un dominio (tuempresa.es). Si ya tienes web, ya lo tienes.
  2. Un servicio de correo asociado al dominio. Puede ser el que viene con el hosting, Microsoft 365, Google Workspace o un servidor dedicado como nuestro Webmail.
  3. Los datos de acceso: dirección completa, contraseña, servidor de entrada (IMAP) y de salida (SMTP) con sus puertos. Tu proveedor te los da; si no los encuentras, pídelos antes de tocar nada.
  4. Registros DNS correctos: MX, SPF, DKIM y DMARC. Esto es lo que decide si tu correo llega a la bandeja de entrada o al spam de tus clientes. Lo explicamos más abajo.

IMAP, POP3 o Exchange: cuál elegir

IMAP (recomendado en casi todos los casos)

El correo vive en el servidor y todos tus dispositivos lo ven igual: si lees un mensaje en el móvil, aparece leído en el ordenador; si lo mueves a una carpeta, se mueve en todas partes. Es el estándar actual.

POP3 (evitar)

Descarga los mensajes al ordenador y, por defecto, los borra del servidor. Era útil cuando los buzones tenían 50 MB. Hoy solo causa problemas: correos que están en un equipo y no en otro, y pérdida total si el disco falla.

Exchange / Microsoft 365

Añade a IMAP la sincronización de calendario, contactos y tareas, y la integración completa con Outlook y Teams. Es la opción natural si tu empresa ya trabaja con Microsoft 365. Tiene un coste mensual por usuario.

Configurar el correo en Outlook (Windows)

  1. Abre Outlook → Archivo → Agregar cuenta.
  2. Escribe tu dirección completa y pulsa Opciones avanzadas → Configurar mi cuenta manualmente.
  3. Elige IMAP.
  4. Servidor de entrada: el que te haya dado tu proveedor (habitualmente mail.tudominio.es), puerto 993, cifrado SSL/TLS.
  5. Servidor de salida: el mismo, puerto 465 (SSL) o 587 (STARTTLS).
  6. Usuario: la dirección completa. Contraseña: la del buzón.
  7. Siguiente → Outlook comprueba la conexión → Listo.

Detalle importante: en Configuración de la cuenta → Más configuraciones → Avanzadas, marca que las carpetas de Enviados, Borradores y Papelera sean las del servidor. Si no, los mensajes enviados desde Outlook no aparecerán en el móvil.

Configurar el correo en iPhone y Android

iPhone / iPad

Ajustes → Correo → Cuentas → Añadir cuenta → Otra → Añadir cuenta de correo. Introduce nombre, dirección y contraseña; en la siguiente pantalla selecciona IMAP y rellena los mismos servidores y puertos que en Outlook. Guarda y activa Correo (y Notas si quieres).

Android (Gmail)

Abre la app Gmail → tu avatar → Añadir otra cuenta → Otra. Escribe la dirección, elige Personal (IMAP), pon la contraseña y rellena servidores y puertos. Gmail permite usar varias cuentas a la vez sin mezclar correos.

Webmail: el acceso desde cualquier sitio

Además del programa de correo, cualquier buzón de empresa debería poder consultarse desde un navegador. Es la salvación cuando estás fuera, el portátil no arranca o quieres revisar el correo desde el ordenador de un cliente. Por eso desarrollamos nuestro propio Webmail: correo, calendario, contactos, notas y chat en una interfaz moderna, sin instalar nada.

SPF, DKIM y DMARC: por qué tus correos acaban en spam

Es la causa más común de «mis correos no llegan». Desde 2024 Gmail, Outlook y Yahoo exigen que el dominio que envía tenga estos tres registros DNS:

  • SPF: lista de servidores autorizados a enviar correo con tu dominio.
  • DKIM: firma digital que demuestra que el mensaje no ha sido alterado.
  • DMARC: política que indica qué hacer con los mensajes que no pasan SPF/DKIM.

Si tu proveedor no te los ha configurado, cada correo que envías a un cliente con Gmail tiene muchas papeletas de ir a spam, por bien escrito que esté. Es una revisión de 15 minutos que incluimos siempre al dar de alta un correo empresarial.

Errores habituales y su solución

  • «El servidor rechazó la contraseña» aunque sea correcta: suele ser el puerto o el cifrado equivocado (993/SSL para IMAP, 465/SSL o 587/STARTTLS para SMTP).
  • Recibo pero no puedo enviar: el servidor SMTP necesita autenticación y no está activada (en Outlook: Más configuraciones → Servidor de salida → Mi servidor requiere autenticación).
  • Enviados no aparecen en el móvil: las carpetas del equipo no están mapeadas a las del servidor.
  • Buzón lleno: el servidor deja de aceptar correo. Vacía Papelera y Spam del servidor y pide ampliar el buzón.
  • Certificado no válido: estás usando el nombre del servidor incorrecto (por ejemplo, la IP o el dominio sin «mail.»).

Lo que una empresa debería tener siempre

  • Cuentas genéricas (info@, admin@) además de las personales, con redirección cuando alguien se ausenta.
  • Una copia de seguridad del correo independiente del servidor. El buzón también son datos de la empresa: revisa cómo lo cubren tus copias de seguridad.
  • Un filtro antispam en el servidor, no solo en Outlook.
  • Contraseñas únicas por cuenta y verificación en dos pasos donde el servicio lo permita.

Migrar el correo sin perder nada

Cambiar de proveedor de correo (de una cuenta gratuita a dominio propio, o de un hosting antiguo a otro) da miedo por una razón: el histórico. La forma segura de hacerlo es mantener los dos buzones activos durante unos días, copiar todo el contenido antiguo al nuevo mediante IMAP (carpetas incluidas) y solo después cambiar los registros MX del dominio. Así no se pierde ni un correo durante el cambio. Es un trabajo que hacemos a menudo al dar de alta cuentas de empresa, y que se planifica para una tarde en la que el correo no sea crítico.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener el mismo correo en el ordenador de la oficina, el portátil y el móvil?

Sí, con IMAP es exactamente para lo que sirve. Todos verán los mismos mensajes, carpetas y estado de leído.

¿Cuánto espacio necesita un buzón de empresa?

Un usuario que envía y recibe adjuntos con normalidad acumula entre 5 y 20 GB en pocos años. Pide buzones de 10 GB como mínimo y archiva lo antiguo si el proveedor cobra por espacio.

¿Qué pasa con el correo de alguien que deja la empresa?

Se cambia la contraseña, se redirige el buzón a quien le sustituye y se conserva el histórico el tiempo que la empresa decida. Nunca se borra la cuenta el primer día.

¿Tienes problemas para configurarlo?

Configurar el correo en todos los dispositivos de una empresa, revisar los registros DNS y migrar buzones antiguos sin perder nada es un trabajo de una mañana que en remoto hacemos por horas. Si prefieres no pelearte con puertos y certificados, cuéntanos qué tienes y te lo dejamos funcionando en Outlook, móvil y web.